Al 5-lea P: Cine este persoana cea mai importantă dintr-o organizație?

Citeam astăzi un articol și mi-am adus aminte de o întîmplare.

Acum mai mult de 10 ani, am început să lucrez într-o organizație care tocmai debutase, ca partener, într-un proiect european, în care eu, ca proaspăt angajat, nu aveam niciun rol și niciun fel de implicare. Leaderul proiectului era o organizație importantă din Bruxelles, cu relații și membri din toate țările UE și țările candidate la aderare (la acel moment).

Cum aveam oarece experiență în managementul proiectelor (finalizasem la fostul loc de muncă vreo 5, ca manager de proiect, inclusiv proiecte europene), nu puteam decît să observ ce se întîmplă, fără însă să pot interveni, pentru că eram prea „mică” în ierarhie și nu aveam „dreptul” să vorbesc în preajma „granzilor”.

Așadar, la un moment dat am observat că trecuse de mult termenul de raportare, fără ca persoana care se ocupa de proiect să fi trimis vreun document, sau măcar vreun răspuns la solicitările repetate ale celor din Bruxelles. Scuza era că, anual,  în noiembrie, se organiza un eveniment grandios – și toate resursele erau concentrate în respectiva direcție, orice altă activitate fiind complet ignorată începînd cam din luna august.

Îmi aduc aminte că, în seara de dinaintea evenimentului, pe la ora 8 (dar fiind noiembrie, afară era întuneric de multă vreme, iar oboseala era la cote mari) rămăseserăm în sediu doar cei „mici” – cei „mari” plecaseră pe la coafor sau la somnul de frumusețe – și fiecare aveam fel de fel de sarcini administrative (ecusoane, mape, pliante etc. – pentru evenimentul de a doua zi, cu circa 1000 de invitați). La un moment dat a sunat telefonul și, cum eram prin zonă, iar ceilalți nu erau pe aproape, am ridicat receptorul, iar un om cu o voce politicoasă s-a prezentat și a vrut să afle în ce stadiu este raportul pentru proiectul european. I-am răspuns la fel de politicos că persoana care se ocupa de raport nu mai era prezentă, că a sunat după terminarea programului, că eu nu am informații, dar că îi pot transmite responsabilei din partea lui un mesaj. Mi-a răspuns că a lăsat zilnic mesaje, de vreo două săptămîni, și că nu a fost contactat de nimeni.  Iar apoi a început să se descarce, cu o voce din ce în ce mai sacadată și mai înaltă, spunîndu-mi că nu contează cine sînt și ce rol am în organizație, că el – din exterior – nu trebuie să cunoască organigrama fiecărui partener, că, find parte a organizației, în acel moment eu reprezint organizația în relația cu el si trebuie să găsesc soluții pentru problema expusă,  pentru că nu avea nevoie de scuze sau motive, ci de acțiune pentru satisfacerea sarcinilor asumate în proiect.

Pe moment, mă ardea limba să-i spun că își varsă nervii pe o persoană nevinovată, dar, ascultîndu-l, mi-am dat seama că este într-o criză de nervi și că, în locul lui, probabil aș fi reacționat la fel. Așa că i-am promis că îl voi suna a doua zi de dimineață, pentru a-i spune care este stadiul raportului și ce am reușit să fac pentru a rezolva problema.  A închis după ce mi-a spus că așteaptă s-o vadă și pe-asta, deși era clar că el credea că nu se va întîmpla nimic bun. După ce m-am liniștit, am început să caut informații, să sun persoanele implicate (toate cu posturi de șefi și directori), să rog, să explic, să suport glume și fel de fel de „aprecieri” despre oră, subiect și scopul implicării mele în acel subiect, să sugerez că voi merge pe scara ierarhică pînă la nivelul cel mai de sus, pentru a informa despre renumele organizației în parteneriatul pentru proiect – creat de persoanele care au promis și nu și-au respectat cuvîntul dat șamd.

Am reușit astfel să aflu unde erau documentele (care din fericire erau aproape gata, dar stăteau uitate pe un pervaz de vreo 10 zile, în febra pregătirilor evenimentului!), să caut adresa unde trebuiau trimise, să dau comanda pentru firma de curierat pentru a doua zi de dimineață – într-un cuvînt, am reușit, cu puțin efort, multă insistență și curajul de a mă băga unde oficial nu-mi fierbea oala, să deblochez situația. A doua zi, după ce m-am asigurat că plecase plicul cu documente, pe drumul către locul unde se desfășura evenimentul cel important, am sunat și i-am spus omului că pachetul era pe drum. Nu mi-a mulțumit – probabil că era fie uimit, fie neîncrezător.

Cert este că în anul următor avem și eu numele de director în acea organizație, iar cînd l-am cunoscut pe Oliver, mi-a spus că a fost impresionat de reacția mea și că va colabora cu noi fără griji în continuare (și atunci, ca și acum, a fi din România nu era întotdeauna o carte de vizită valoroasă în ochii celor din UE – pentru că mulți nu-și dau seama că nu este suficient doar să nu fure sau să nu înșele, ci că trebuie să își respecte obligațiile, termenele, promisiunile – altfel nu numai că se auto-exclud, dar contribuie la „renumele” căpătat de români prin Europa: leneși, mincinoși, trișori, duplicitari etc.).

Dar tema de astăzi nu este despre stereotipurile cu privire la români în Europa, ci faptul că, în relația cu cineva din afara organizației, orice angajat, indiferent de cît de insignifiant ar putea părea privind organigrama, devine reprezentantul organizației atunci cînd răspunde la telefon, cînd trece pe un hol – pe lîngă un invitat sau un client sau un necunoscut, cînd trimite un mesaj e-mail sau un document de promovare în spațiul public, cînd ține sau nu ordinea la postul propriu de lucru, practic în orice tip de interacțiune care poate apărea între cei din interiorul și cei din exteriorul unei organizații.

Dacă toată lumea dintr-o organizație – de la PDG/CEO și pînă la portar, femeia care se ocupă cu curățenia sau recepționera care răspunde la telefon sau alte categorii „invizibile” de obicei pentru cei cu funcții de conducere – ar înțelege că se află în aceeași barcă, dacă fiecare și-ar folosi potențialul pentru a-și face treaba așa cum ar trebui și și-ar cunoaște limitele și nevoile, dacă meritele fiecăruia ar fi recunoscute și încurajate, dacă fiecare ar avea curajul să spună cu voce tare ceea ce observă și ceea ce crede, dar și să asculte ce are celălalt de spus, poate că tuturor ne-ar fi mai bine.

Deci, „cine este persoana cea mai importantă dintr-o organizație”? Eu aș zice că este persoana care muncește de dragul lucrului bine făcut, indiferent de poziția ierarhică și de orice alte criterii de discriminare. Doar că astfel de persoane, în realitate, constituie o minoritate, o raritate. Eu nu am cunoscut prea multe. Voi ați avut mai mult noroc?