Ce este procrastinarea? Întotdeauna amînarea este procrastinare?

În ultima vreme am început să mă suspectez că aş fi infestată cu virusul procrastinării. Simptome? Amînarea pînă în ultimul moment al începerii realizării unor sarcini, finalizarea lor cu doar cîteva minute înainte termenului-limită, lăsarea pe „mîine” a ceea ce aş fi putut face astăzi (dacă aş fi avut chef) ş.a.m.d.

Citind despre aceste simptome, am găsit o mulţime de cărţi şi articole despre „cum să …” – cum să-mi controlez timpul, cum să evit procrastinarea, cum să îmi organizez sarcinile de lucru etc.

Astfel, mai întîi am învăţat un cuvînt nou (PROCRASTINARE) – una este să fii o persoană care preferă să lase pe mîine ce poate face astăzi, alta este să fii un PROCRASTINATOR, nu?

În DEX, definiţia este:

PROCRASTINÁ, procrastinez, vb. I. Tranz. (Liv.) A amîna în mod nejustificat începerea unei acţiuni, în special din cauza neglijenţei habituale sau a lenei; a temporiza, a tărăgăna, a tergiversa. Etimologie: lat. prōcrastinātum: pro– („pentru”) și crastinus („ce ţine de ziua de mîine”). Vezi http://www.webdex.ro/online/dictionar/procrastinare

Psihologii susţin că „Procrastinarea este un comportament caracterizat prin amînarea acţiunilor sau a sarcinilor pentru mai tîrziu.” Tot ei consideră că procrastinarea este un mecanism de combatere a anxietăţii asociate cu începerea sau finalizarea unei sarcini sau a unei decizii şi folosesc trei criterii pentru a considera că un comportament este procrastinare, respectiv: procrastinare = comportament neproductiv, inutil și întîrziat. (sursa: http://ro.wikipedia.org/wiki/Procrastinare)

Alte sinonime parţiale pentru procrastinare: amînare, temporizare, întîrziere, prelungire, încetinirea ritmului, tergiversare, tărăgănare ş.a.m.d.

Dacă ne uităm în DEX la „amînare” – care provine din a + mîne (= mîine), găsim:

AMÎNÁ, amîn, vb. I. Tranz. 1. A trece la îndeplinirea unei acţiuni într-un moment ulterior celui stabilit iniţial. 2. A purta cu vorba pe cineva. 3. a încetini, a întîrzia. 4. a lungi, a tărăgăna, a tergiversa, (livr.) a temporiza. 5. v. păsui. 6. v. prelungi. 7. a lăsa pe altă dată.

AMÎNÁRE, amînări, s.f. Acţiunea de a amîna și rezultatul ei, încetinire, întîrziere, tărăgănare, tergiversare,  temporizare, păsuire, prelungire

Alte sinonime posibile: a suspenda, a trage de timp, a ezita, a aştepta, a zăbovi, a pierde timpul cu fleacuri, a lăsa pe alta dată, a lungi, a obstrucţiona, a proroga, a renunţa, a se descuraja, a împiedica, a inhiba, a interfera, a face cu intermitenţă, a păstra, a ezita, a întîmpina dificultăţi, a rămîne în urmă, a stagna, a zăbovi, a interfera, a şovăi ş.a.m.d.

Din toate aceste definiţii, pare să reiasă că a amîna începerea unei activităţi este ceva rău. Există bine-cunoscutul proverb care spune „Nu lăsa pe mîine ce poţi face azi.”, pe care majoritatea dintre noi credem că este bine să-l punem în aplicare. Unii susţin că procrastinare = lene. Alţii definesc procrastinarea ca fiind modul în care faci orice altceva cînd nu vrei să faci ceva anume (http://literesicifre.wordpress.com/2012/02/21/despre-deadline-uri-procrastinare-si-prioritati/).

Oricum, diferenţa dintre amînare şi procrastinare pare să fie că, în cazul procrastinării, este evidentă intenţia de a evita realizarea unor sarcini importante, prin utilizarea timpului disponibil de lucru pentru sarcini de mai mică relevanţă, dar mai plăcute sau măcar de mai mică responsabilitate, astfel încît sarcinile semnificative să fie lăsate pentru altădată. Practic, încă de la apariţia cuvîntului (în latină, în Roma antică), procrastinarea se referă la repulsia faţă de inacţiune, faţă de lipsa curajului de asumare a responsabilităţii în luarea de decizii, faţă de amînarea fără rost a momentului de iniţiere a unor acţiuni.

Deci: „Procrastinarea este un hoţ al timpului.” (Edward Young), cum la fel de corect pare să fie „Nu lăsa pe mîine ce poţi face la fel de bine poimîine.” (Mark Twain) sau „Nu lăsa pe mîine ce poţi face, eventual, poimîine.” (Oscar Wilde).

Aşadar, se consideră că procrastinarea este o amînare, adesea voită, dar de cele mai multe ori o tergiversare inconştientă, a sarcinilor importante – care implică asumarea de responsabilităţi semnificative, pe principiul bine-cunoscut că scapă cine poate: „Lasă pe mîine ce poţi face azi, că mîine fie nu mai trebuie, fie va fi făcută de alţii.”

Ceea ce totuși înseamnă că nu orice amînare este de nedorit – ci doar aceea care urmăreşte evitarea realizării acţiunilor relevante necesare. Ba chiar, de multe ori, pare că amînarea începerii unei acţiuni este recomandabilă!

Să ne gîndim la cunoscuta matrice de împărţire a sarcinilor manageriale, prin combinaţii între gradul lor de importanţă şi gradul de urgenţă (matricea lui Eisenhower, pe care eu am cunoscut-o prin cărţile lui Stephen Covey), care porneşte de la „principiul lui Eisenhower”: „Ce este important este rareori urgent şi ceea ce este urgent este rareori important.”

Dacă ne referim la sarcinile de importanţă şi de urgenţă reduse, este evident că ele trebuie fie amînate, fie delegate altcuiva! Mark Twain spunea: „Fă sarcinile dificile la începutul zilei. Mai tîrziu vor deveni şi mai dificile.”. Deci, oricît de urgente ar fi sarcinile minore, ele trebuie lăsate pentru mai tîrziu!

Poate vă amintiţi parabola cu borcanul plin cu pietre, pietricele şi nisip (pentru cei care n-o cunosc, eu am găsit-o la următoarea adresă: http://inteligenta-financiara.blogspot.ro/2012/05/poveste-pentru-oamenii-vesnic-ocupati.html). Dacă nu am face ceea ce este important înaintea sarcinilor mai puţin importante, dar mai urgente, ar fi ca şi cum ne-am construi palate pe nisip, care vor rezista pînă la primul val mai puternic.

Deci nu trebuie să uităm că:

Ceea ce este amînat nu este evitat. (Thomas More)

Puţini înţeleg că amînarea este forma noastră naturală de apărare, lăsînd lucrurile să aibă grijă de ele însele şi să-şi demonstreze lipsa de fragilitate; este o consecinţă a dezvoltării noastre ecologice sau naturaliste, ceea ce nu este întotdeauna rău – la nivel existenţial, înseamnă că trupul meu se răzvrăteşte împotriva capcanei de a se supraîncărca. Este sufletul meu care luptă să evite patul lui Procust al modernităţii. (Nassim Nicholas Taleb)

Întotdeauna amîn. Aşa îmi permit să fac ceea ce vreau acum, fără a-mi sacrifica obiectivele mele pentru viitor. (Bauvard)

Dacă lucrul pe care îi ai de făcut nu te ajută să ajungi acolo unde îţi doreşti să fii peste un an, atunci nu-l pune pe lista scurtă (de obiective pe care să te concentrezi). (Mani S. Sivasubramanian)

Lasă-le deoparte pentru un pic. Viaţa înseamnă să mai laşi unele lucruri deoparte. Doar că nu pe toate. (Anthony Burgess)

Nu există Amînare. Doar Libertate. (Jaali Nieves)

Dacă tot nu v-am convins că nu orice amînare înseamnă procrastinare, şi că unele amînări sînt de dorit, voi face apel la Lean – acel sistem de management care are ca principiu de bază că trebuie evitate, sau măcar reduse, pierderile de pe fluxurile de proces. Iar dintre cele 7 pierderi clasice, cea mai des întîlnită este aşteptarea, respectiv timpul pierdut pe flux, prin necorelarea dintre momentele la care este nevoie de ceva şi momentele la care sînt disponibile respectivele resurse.

Mai există în Lean cîteva concepte cheie relevante – unul este Just-in-Time, fără de care nu se poate vorbi de fluxuri continue sau de reducerea pierderilor. Just-in-Time înseamnă a produce în conformitate cu solicitarea clientului, respectiv doar ce este necesar (cerut de client), cînd este necesar, cît este necesar şi livrat unde este necesar. Adică fluxuri cu timpi de aşteptare zero, cu stocuri zero, cu zero defecte ş.a.m.d. JIT înseamnă deci că nu se admit întîrzieri pe flux în amonte, pentru că orice aşteptare duce la oprirea sau încetinirea fluxului de proces în aval.

Un alt principiu cheie în Lean este producţia de tip Pull, conform căruia activităţile de realizare a produselor trebuie să înceapă doar atunci cînd mai este disponibil doar timpul necesar pentru satisfacerea cerinţelor clientului, iar durata cea mai scurtă necesară se poate evident atinge doar printr-un flux continuu de proces (fără opriri şi întîrzieri).

Pentru a explica mai clar (pentru cei nefamiliarizaţi cu principiile Lean), Pull înseamnă că iniţierea producţiei nu se face la primirea comenzii / solicitării clientului, ci doar în acel moment anume determinat (pe baza analizei şi planificării capacităţii disponibile de producţie), de la care a rămas, pînă la termenul de livrare, doar timpul necesar de realizare a produselor cerute de client, de dorit – pe un flux continuu. De exemplu, dacă dăm într-o miercuri o comandă la o firmă de catering, pentru a ne furniza produsele necesare ca să organizăm duminică la prînz o masă cu prietenii, probabil că aprovizionarea se va face sîmbătă dimineaţă, iar pregătirea majorităţii felurilor de mîncare se va face cu puţin timp înainte de livrare, pentru a nu se furniza mîncare deja veche.

Ceea ce înseamnă că Pull urmăreşte ca începerea realizării activităţilor necesare să fie amînată, pînă la momentul în care se poate iniţia procesul cu durata cea mai scurtă posibilă, permiţînd livrarea rezultatelor la termenul convenit cu clientul. Deci amînarea este recomandată înainte de începerea activităţilor, dar nu mai este admisibilă după ce procesul a demarat, pentru a asigura concomitent eficienţa procesului, dar şi satisfacerea clientului. Bineînţeles că, în cazul producţiei Pull, dacă ceva nu va merge bine, este evident că rezultatul final va fi diferit de cel urmărit, astfel că nivelurile de urgenţă şi de importanţă ale activităţilor cresc, aşa că de obicei apare, de asemenea, o creştere a nivelului de stres. Ceea ce de obicei este bine, pentru că, în situaţii de stres, atenţia se mobilizează, pentru a face ca lucrurile să se întîmple cum trebuie.

Şi alţii susţin acest punct de vedere:

Este mai uşor să amîni începutul, decît sfîrşitul. (Leonardo da Vinci)

Nimic nu este mai relevant pentru eficienţa muncii ca starea de panică. (Don Roff)

Eu sînt o persoană care lucrează bine sub presiune. De fapt, lucrez atît de bine sub presiune, încît uneori prefer să amîn unele lucruri, în scopul de a crea această presiune. (Stephanie Pearl-McPhee)

Amînarea este asasinul natural al atitudinii. Nu există nimic mai obositor ca o sarcină neterminată. (William James)

Acestea fiind zise, trebuie să recunosc că eu de obicei amîn ceea ce nu-mi place să fac, pînă la momentul în care nu mai pot să amîn, fără a afecta termenul-limită de predare a lucrării. Iar cînd încep să lucrez, nimic altceva nu mă poate distrage de la ceea ce fac, motiv pentru care durata de lucru este cea mai scurtă posibil (nu mă întrerup, nu trag de timp, nu răspund la mailuri sau la telefon, ci mă concentrez 100% la ceea ce fac). Iar acest tip de amînare nu este procrastinare, ci un sistem de lucru de tip Pull, cu consecinţe de tip JIT! Mă bucur că nu sînt un procrastinator! Deşi de obicei amîn ce este important, dacă nu-mi place neapărat ceea ce am de făcut, şi prefer să fac mai mult timp ceea ce îmi place, totuşi nu sînt un procrastinator! Dar nu sînt singură! Şi alţii fac la fel:

Munca pe care o faci în timp ce amîni alte lucruri este, probabil, ceea ce ar trebui să faci pentru tot restul vieţii tale. (Jessica Hische)

În cele mai multe cazuri, tu eşti cel care confundă realizarea unei sarcini cu testarea propriei tale valori. Înlocuieşte „trebuie să” cu „aleg să”. (Neil A. Fiore)

Amînarea este păcatul meu. Nu-mi aduce nimic decît regrete. Știu că ar trebui să mă opresc. De fapt, aşa voi face – dar de mîine (Gloria Pitzer)

În realitate, eu cred că există foarte puţină procrastinare şi insuficient de puţină aşteptare, în sensul de sistem de lucru Pull. V-am convins? Ce credeţi?

Numai bine,
Cristina